Mindestangaben für die Abrechnung sind:
• eine Zusammenstellung der Gesamtkosten;
• die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel;
• die Berechnung des Anteils des Mieters;
• der Abzug der Vorauszahlungen des Mieters;
• der Ausweis und ggf. Vorwegabzug der Kosten von Gewerberaum.
Die Abrechnung im Wohnraummietverhältnis muss innerhalb folgender Fristen erstellt werden:
1. Der Abrechnungszeitraum darf maximal ein Jahr betragen. Dies ist der Zeitraum, über den abgerechnet wird.
2. Die Abrechnungsfrist beträgt 12 Monate nach Ende der Abrechnungsperiode; d.h. spätestens zum Ablauf dieser Frist muss die Abrechnung dem Mieter zugegangen sein.
3. Die Einwendungsfrist für den Mieter endet 12 Monate nach Erhalt der Abrechnung
Die Folgen der verspäteten Abrechnung bestehen darin, dass der Vermieter mit seinen Nachforderungen ausgeschlossen ist. Gleichzeitig bleibt er trotzdem zur Abrechnung verpflichtet, so dass der Mieter auf Rechnungslegung klagen kann. Der Mieter hat zudem ein Zurückbehaltungsrecht an den laufenden Betriebskostenvorauszahlungen, bis eine ordnungsgemäße Abrechnung der vorherigen Zeiträume erstellt worden ist.
Ist eine fristgerechte Abrechnung nicht möglich, z.B. weil noch nicht alle Belege vorhanden sind, ist es zulässig, die Abrechnungsfrist zu überschreiten.
Eine Verpflichtung zur Teilabrechnung besteht danach nicht.
Teilabrechnungen sind nicht ausgeschlossen. Der Vermieter kann daher Teilabrechnungen vornehmen; ein Hinweis, dass es sich um eine Teilabrechnung handelt ist allerdings erforderlich.
Beispiel (BGH, Urteil v. 09.04.2008, Az.: VIII ZR 87/07):
Am 9. April 2008 hat der BGH in einem weiteren Urteil zu Betriebskostenabrechnung seine bisherige Rechtsprechung zur ordnungsmäßigen Abrechnung bestätigt (Az. VIII ZR 87/07). In dem aktuellen Fall war in der Betriebskostenabrechnung bei einzelnen Kostenarten die Umlage nach der Wohnfläche vorgenommen worden. Allerdings hatte der Vermieter die Quadratmeter an Wohnfläche mit der Anzahl der Monate, in welchen der Mieter das Objekt bewohnte, multipliziert, um eine der Wohnnutzung entsprechende zeitliche Abgrenzung zu erreichen. In der Erläuterung der Abrechnung las sich das so: „ Umlage nach Quadratmeter Wohnfläche * Monate“. Daraus wurde eine Gesamtsumme von 3816,00 gebildet. Daneben hieß es „Ihr Anteil: 11760,00“; in der Zeile darunter war die Zahl „12“ aufgeführt.
Nach dem Ende der Abrechnungsfrist machten die Mieter geltend gemeint als die Betriebskostenabrechnung unverständlich sei. Der Bundesgerichtshof gab den Mietern recht. Nach Auffassung der obersten Bundesrichter erschließt es sich einen durchschnittlichen Mieter nämlich nicht, dass die unter „Gesamtsumme“ aufgeführte Zahl 3816,00 das Produkt aus der Gesamtwohnfläche des Hauses von insgesamt 318 m² und den 12 Monaten des Jahres sein sollte, die das Gesamtobjekt vermietet wurde. Es wäre zudem nicht klar, dass sich unter der Angabe „Ihr Anteil: 1176,00“ das Produkt aus der Wohnfläche der von den Mietern angemieteten Wohnung von 98,00 m² und der Anzahl der 12 Nutzungs-Monate verbarg.
Damit war die Betriebskostenabrechnung nach Ansicht des Bundesgerichtshofes unverständlich und damit nicht ordnungsgemäß. Nach Ablauf der Abrechnungsfrist kann allerdings eine nicht ordnungsgemäße Abrechnung nicht mehr korrigiert werden. Dies hat zur Folge, dass die Mieter die Nachzahlung aus der Betriebskostenabrechnung nicht leisten mussten. (BGH, Urteil v. 09.04.2008, Az.: VIII ZR 87/07).
Merkpunkte:
• Der Abrechnungszeitraum darf maximal ein Jahr betragen. Dies ist der Zeitraum, über den abgerechnet wird.
• Die Abrechnungsfrist beträgt 12 Monate nach Ende der Abrechnungsperiode; d.h. spätestens zum Ablauf dieser Frist muss die Abrechnung dem Mieter zugegangen sein.
• Geht die Abrechnung nach Ende der Abrechnungsfrist zu, ist der Vermieter mit Nachforderungen ausgeschlossen, sofern er die verspätete Abrechnung verschuldet hat.
• Der Mieter kann auf Erteilung einer Abrechnung klagen.
• Der Mieter kann die Betriebskostenvorauszahlungen zurückbehalten bis eine Abrechnung erteilt ist