Online-Akte & WhatsApp-Akte: Anwalt 24/7 erreichbar — Ihr Mandat immer dabei

Aktualisiert am 29.05.2026  •  Henrik Momberger, Fachanwalt für Verkehrsrecht  •  Lesezeit: 5 Minuten

1. WhatsApp-Akte — schnell, 24/7, KI-unterstützt

Mit der WhatsApp-Akte chatten Sie direkt mit Ihrer eigenen Mandatsakte. Das geht 24/7, weltweit, ohne App-Installation, ohne Login. Sie können:

• den aktuellen Stand Ihres Mandats abfragen,
• Schriftstücke nachreichen (Foto reicht — kein Scanner nötig),
• Termine bestätigen oder verschieben,
• Rückfragen direkt an Ihren zuständigen Anwalt richten,
• sich Dokumente aus Ihrer Akte zusenden lassen (Vollmacht, Bescheid, Anhörungsbogen u. a.).

Der Service ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Hinter den Kulissen sortiert ein eigens für unsere Kanzlei trainiertes KI-System Ihre Nachrichten und legt sie in der richtigen Akte ab. Sie können sich Schriftstücke zusammenfassen oder erklären lassen. Eine individuelle fallbezogene Rechtsberatung erfolgt nicht über den Bot — dafür ist Ihr Anwalt zuständig.

2. Online-Akte (eAkte) — klassisch im Web

Wer die klassische Web-Oberfläche bevorzugt, nutzt unsere Online-Akte. Sie basiert auf der Anwaltssoftware Annotext und läuft auf einem von uns selbst betriebenen Server in Deutschland.

Direktzugänge zur Online-Akte:

• Online-Akte einloggen  (Bestandsmandate)
• Neue Unfall-Akte anlegen
• Bedienungsanleitung (PDF)

3. Was Sie konkret tun können — Übersicht

Sie wollen…	WhatsApp-Akte	Online-Akte
Stand des Mandats abfragen	✓ 24/7 sofort	✓ jederzeit
Dokument nachsenden (Foto/PDF)	✓ einfach Foto schicken	— bitte WhatsApp/Mail
Vollmacht/Anhörungsbogen anfordern	✓ Bot schickt PDF	✓ als Download
Mit dem Anwalt sprechen	✓ Anwalt antwortet i. d. R. binnen 24h	über Telefon/Mail
Termin bestätigen/verschieben	✓ direkt im Chat	über Telefon
Schriftstück zusammenfassen lassen	✓ KI-Erklärung	—
Sprachnachricht schicken	✗ wird nicht abgehört	—

4. Sicherheit & Datenschutz

Wir betreiben den Aktenserver selbst in Deutschland. WhatsApp transportiert Nachrichten Ende-zu-Ende-verschlüsselt — auch WhatsApp selbst kann den Inhalt nicht mitlesen (nur Metadaten wie Telefonnummer und Zeitstempel). Wer das nicht möchte, nutzt die Online-Akte oder E-Mail.

Zugriff auf Ihre Akte haben ausschließlich die mit Ihrem Mandat befassten Anwälte und Mitarbeiter unserer Kanzlei. Es gelten § 43a BRAO (anwaltliches Berufsgeheimnis), § 203 StGB und unsere ergänzenden Vertraulichkeitsvereinbarungen. Sechs Jahre nach Mandatsende werden Daten gemäß § 50 BRAO gelöscht (sofern keine längere steuerliche/handelsrechtliche Pflicht besteht). Die Verarbeitung über WhatsApp wird nur durch Sie angestoßen. Nutzen Sie den Dienst nicht, wenn Sie Bedenken hinsichtlich des meta-Konzerns (WhatsApp, Facebook, Instagram, etc.) haben.

Sie können der WhatsApp-Verarbeitung oder der KI-Verarbeitung jederzeit formlos widersprechen — eine Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. reicht. Wir bearbeiten Ihr Mandat dann ausschließlich über klassische Kanäle, ohne Nachteile.

5. FAQ — 23 Antworten zur Akte

5.1 Funktion und Bedienung

Was ist der Unterschied zwischen WhatsApp-Akte und Online-Akte?
Die WhatsApp-Akte ist der schnelle Chat-Zugang — ideal für eine Zwischenfrage oder ein nachgereichtes Foto. Die Online-Akte ist die klassische Webansicht mit allen Dokumenten chronologisch. Beide greifen auf dieselbe Akte zu — Sie müssen sich nicht entscheiden.

Brauche ich für die WhatsApp-Akte einen besonderen Account?
Nein. Sie nutzen Ihre normale WhatsApp-Installation auf Smartphone oder im Browser. Beim ersten Kontakt verifizieren wir, dass die Telefonnummer zu einem unserer Mandate gehört.

Warum dauert der Aufruf der Online-Akte manchmal so lange?
Die Online-Akte läuft auf einem von uns selbst betriebenen Server. Beim ersten Aufruf nach einer Pause muss das System die Akte aufbauen — wenige Sekunden, manchmal etwas länger. Bitte wechseln Sie in dieser Zeit nicht die Seite, sonst startet der Aufbau von vorn.

Warum kann ich in der Online-Akte keine Dokumente hochladen?
Die Upload-Funktion ist bewusst deaktiviert. Über WhatsApp oder E-Mail funktioniert es schneller und zuverlässiger — die Dokumente landen automatisch in der richtigen Akte.

Ich habe mein Passwort vergessen.
Auf der Login-Seite gibt es einen „Passwort vergessen"-Link. Funktioniert das nicht, kurze Nachricht per WhatsApp oder an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.. Wir setzen das Passwort manuell zurück.

Ich kann mich nicht einloggen, obwohl die Zugangsdaten stimmen.
Das liegt fast immer am Kopieren der Zugangsdaten. Bitte tippen Sie Benutzername und Passwort einmal per Hand in die Anmeldemaske. Beim Einfügen rutscht oft ein unsichtbares Leerzeichen mit — und genau das blockiert die Anmeldung.

Kann ich die WhatsApp-Akte auch außerhalb der Bürozeiten nutzen?
Ja, 24/7. Nachrichten erreichen uns rund um die Uhr. Antworten erhalten Sie innerhalb der Geschäftszeiten — für einfache Standabfragen oft sofort, weil unser KI-Assistent die häufigsten Routinefragen direkt beantwortet.

Muss ich mich entscheiden, welchen Kanal ich nutzen will?
Nein. Sie können beliebig zwischen WhatsApp, Online-Akte, E-Mail und Telefon wechseln — alles fließt in dieselbe Akte.

5.2 Bedienung der WhatsApp-Akte

Wie schicke ich Dokumente per WhatsApp an die Kanzlei?
Senden Sie die Datei einfach in den WhatsApp-Chat. Akzeptiert werden:

• Fotos von Schreiben, Bescheiden, Anhörungsbögen, Ausweisen
• PDF-Dokumente in beliebiger Größe (bis ca. 100 MB)
• E-Mail-Container (.msg / .eml) — wir lesen PDF-Anhänge automatisch heraus
• Mehrseitige Schreiben in Einzelbildern — wir setzen sie zusammen

Eine kurze Begleitnachricht („Anhörungsbogen vom Landkreis Mettmann") hilft, ist aber nicht zwingend nötig — die KI erkennt Briefkopf, Aktenzeichen und Empfänger meist selbst. Sprachnachrichten werden nicht abgehört.

Wie bekomme ich Dokumente aus meiner Akte per WhatsApp zugeschickt?
Schreiben Sie einfach im Chat, was Sie haben möchten — z. B. „Bitte schicken Sie mir die Vollmacht" oder „Ich brauche den Anhörungsbogen". Der Bot prüft, ob das Dokument in Ihrer Akte vorhanden ist, und sendet es als PDF. Automatisch freigegeben sind:

• Vollmacht (Mandantenvollmacht, Akteneinsichtsvollmacht)
• Anhörungsbogen der Bußgeldbehörde
• Bescheid (z. B. Bußgeldbescheid)
• KBA-Schreiben / Auszüge aus dem Fahreignungsregister
• Honorarrechnung / Abrechnung / Kostenrechnung
• Schreiben Ihrer Versicherung (HUK, Allianz, AXA, DEVK, Generali u. a.)
• Schreiben der Gegenseite (gegnerischer Anwalt oder Versicherung)
• Gerichtliche Schreiben: Urteil, Beschluss, Ladung

Andere Schreiben (interne Notizen, Polizei-Akten) leitet der Bot an einen Mitarbeiter weiter, der den Versand manuell freigibt.

Was passiert bei mehreren passenden Dokumenten?
Sie bekommen eine nummerierte Liste und antworten einfach mit der Zahl. Das System merkt sich Ihre Auswahl für 60 Minuten.

Was, wenn ich mehrere Akten habe?
Der Bot fragt zu Beginn nach dem Aktenzeichen oder erkennt es aus dem Kontext. Sie können das Aktenzeichen jederzeit aktiv nennen, z. B. „In Akte 06824/20: Bitte schicken Sie mir den Bescheid".

Kann ich Sprachnachrichten schicken?
Nein. Sprachnachrichten werden nicht angenommen.

Wie weiß ich, dass meine Nachricht angekommen ist?
Sie erhalten eine Antwort, sobald die Nachricht verarbeitet wurde. Bei Fotos oder Dokumenten antwortet der Bot mit einer Bestätigung („Bescheid erhalten — ich habe ihn der Akte 05000/24 zugeordnet"). Ohne Bestätigung liegt eine technische Störung vor.

Kann ich dem Bot widersprechen, wenn er etwas falsch zuordnet?
Ja: „Das gehört nicht zu dieser Akte" oder „Das ist nicht meine Vollmacht". Solche Korrekturen landen sofort bei einem Mitarbeiter zur Prüfung.

5.3 Datenschutz und Sicherheit

Sind meine Daten in der WhatsApp-Akte sicher?
WhatsApp verschlüsselt Ende-zu-Ende — auch WhatsApp selbst kann den Inhalt nicht mitlesen. Sichtbar sind nur Metadaten (Telefonnummer, Zeitpunkt, Gerätetyp).

Liegen meine Daten in den USA?
Die Akte selbst (Schriftsätze, Bescheide, Verhandlungsstand) liegt ausschließlich auf einem Server in Deutschland, den wir selbst betreiben. Lediglich der Transportweg über WhatsApp erfolgt teilweise über Server außerhalb der EU — der Austausch ist aber Ende-zu-Ende-verschlüsselt.

Verarbeiten Sie meine Nachrichten mit KI?
Ja. Eingehende Nachrichten — insbesondere über WhatsApp — werden zur Vorsortierung und Antwortvorbereitung mit KI analysiert. Details in unserer Datenschutzerklärung.

Wer hat Zugriff auf meine Akte?
Nur die mit Ihrem Mandat befassten Anwälte und Mitarbeiter, gebunden durch das anwaltliche Berufsgeheimnis (§ 43a BRAO, § 203 StGB).

Was passiert mit meinen Daten bei Mandatsende?
Wir bewahren die Akte sechs Jahre lang gemäß § 50 BRAO auf, danach Löschung (sofern keine längere steuerliche/handelsrechtliche Pflicht). Auf Wunsch jederzeit Kopie aller Dokumente in einem gängigen Format (Art. 20 DSGVO).

Kann ich der WhatsApp-Akte oder KI-Verarbeitung widersprechen?
Selbstverständlich. Formlose Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. reicht — Bearbeitung läuft dann ausschließlich klassisch.

Erfasst die Webseite mein Verhalten?
Auf der Webseite setzen wir — nach Cookie-Einwilligung — Google Analytics und Microsoft Clarity ein. Einwilligung jederzeit widerrufbar. Innerhalb der eingeloggten Online-Akte läuft kein Tracking.

Was ist mit Cloudflare?
Wir nutzen Cloudflare als Sicherheits-Proxy vor unseren Webservern. Cloudflare sieht IP-Adresse und technische Verbindungsdaten, nicht den Inhalt Ihrer Akte.

6. Wenn etwas nicht funktioniert

• Login klappt nicht: Browser-Cache leeren oder anderen Browser probieren. Benutzername und Passwort nicht hineinkopieren! Sonst: WhatsApp oder Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein..
• Seite lädt sehr lange: 30 Sekunden Geduld. Bei über zwei Minuten kurz Bescheid geben.
• Datei zu groß für WhatsApp: Per Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.. Bei sehr vertraulichen Dokumenten kann auch ein Cryptshare-/Sendsafe-Link bereitgestellt werden.

Kanzlei Momberger Rechtsanwälte  •  Höherweg 101 (Straßenverkehrsamt-Gebäude, 3. Etage)  •  40233 Düsseldorf  •  Inhaber: Henrik Momberger, Fachanwalt für Verkehrsrecht.