Mieter haben die Möglichkeit, die Betriebskostenabrechnung zu überprüfen. Von dieser Möglichkeit sollte auf jeden Fall Gebrauch gemacht werden.
Der Mieter hat Anspruch auf Einsichtnahme in Original-Belege; Computerausdrucke oder eingescannte Belege reichen nicht.
Mieter preisfreien Wohnraums haben keinen Anspruch auf Kopien der Belege; die Einsichtnahme in die Belege erfolgt in der Regel am Ort des Mietobjekts.
Merkpunkte:
• Mieter haben Anspruch auf Einsichtnahme in Betriebskostenbelege im Original.
• Ein Anspruch auf Überlassen von Kopien besteht regelmäßig nicht.
• Bei der Einsichtnahme kann der Mieter sich von rechtskundigen und mit der Abrechnung erfahrenen Personen vertreten lassen;
• der Vermieter schuldet keine Erläuterung, wohl aber eine geordnete Zusammenstellung.
Lange Zeit war umstritten, ob der Mieter auch einen Anspruch auf Kopien der Abrechnungsbelege geltend machen konnte. Gerade die Mietervereine haben regelmäßig Termine zur Einsichtnahme abgelehnt und die Übersendung von Fotokopien gefordert. Nun hat der Bundesgerichtshof mit Urteil vom 08. März 2006 entschieden, dass dem Mieter preisfreien Wohnraums grundsätzlich kein Anspruch gegen den Vermieter auf Überlassung von Fotokopien der Abrechnungsbelege zusteht (Az.: VIII ZR 78/05).
Diese Entscheidung wurde mit einem weiteren Urteil vom 13.09.2006 (AZ.: VIII. ZR 105/06) nochmals im Grundsatz dahingehend bestätigt, dass ein Anspruch des Mieters auf Übermittlung von Fotokopien der Rechnungsbelege zur Betriebskostenabrechnung aus Gründen von Treu und Glauben nicht in Betracht kommt, wenn ihm in zumutbarer Weise Einsichtnahme in die der Betriebskostenabrechnung zu Grunde liegenden Abrechnungsbelege angeboten wurde. Etwas anderes könne nur dann gelten, wenn dem Mieter ausnahmsweise die Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen in den Räumen des Vermieters nicht zugemutet werden könne. Für viele Mieter- und Vermietervereine wird damit die Überprüfung der Betriebskostenabrechnung aufwendiger, weil nunmehr regelmäßig davon auszugehen ist, dass eine Einsichtnahme vor Ort erforderlich ist.
Selbst eine Übersendung einiger Belegkopien aus Gefälligkeit führt nicht dazu, dass der Mieter danach einen Anspruch auf weitere Belegkopien erhält (BGH Urteil v. 13.09.2006, Az.: VIII. ZR 71/06).
Etwas anderes kann nach Ansicht des Amtsgerichts Mainz (Urteil vom 21.09.2006, Az.: 86 C 149/06) nur dann gelten, wenn der Vermieter dem Mieter die Zusage gegeben hat, auf Verlangen entsprechende Kopien von Abrechnungsbelegen zur Verfügung zustellen. Eine entsprechende Vereinbarung kann dabei ihm Mietvertrag getroffen werden, aber auch später mündlich oder schriftlich erfolgen. Ist im Mietvertrag keine Regelung getroffen, wird dem Mieter aber eine entsprechende Zusicherung gegeben, so handelt es sich um ein Schuldanerkenntnis, aus dem heraus der Mieter die Kopien von Abrechnungsbelegen verlangen kann.
Neben der Übersendung von Belegkopien ist im Rahmen der Einsichtnahme durch das Landgericht Berlin (Urteil vom 28.09.2006, Az.: 67 S 225/06) in der Berufungsinstanz geklärt worden, dass die Einsichtnahme in Abrechnungsunterlagen zur Betriebskostenabrechnung bereits dann gewährt wird, wenn der Vermieter dem Mieter einen Aktenordner mit Belegen in seinen Geschäftsräumen vorlegt und es dem Mieter gestattet, sofern erforderlich auch eine fachkundige Person zur Einsichtnahme hinzuzuziehen, damit sich der Mieter in den Belegen zurecht finden kann.
In dem zu entscheidenden Fall hat der Mieter geltend gemacht, dass ihm eine Einsichtnahme in die Betriebskostenbelege dadurch verweigert worden sei, dass anlässlich der Einsichtnahme in den Geschäftsräumen des Vermieters niemand vor Ort gewesen sei, der dem Mieter die Abrechnung habe erklären können. Das Landgericht Berlin hat dazu entschieden, dass dem Mieter ausschließlich das Recht zusteht, Einsicht in die Belege zu nehmen. Der Vermieter muss nicht zur Verfügung stehen, um dem Mieter Erläuterungen zum Inhalt der Belegkopien zugeben. Hierbei darf sich der Mieter fachkundiger Hilfe bedienen.
Grundsätzlich sollte jeder Mieter daher frühzeitig nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung möglichst mit Hilfe fachkundiger Personen die Belege zur Betriebskostenabrechnung einsehen und sich entsprechende Notizen im Falle von Abweichungen zwischen Belegen und der Abrechnung machen. Da der Mieter andernfalls in einem Gerichtsverfahren nicht konkret vortragen kann, ist er ohne Belegeinsichtnahme mit allen seinen Einwendungen ausgeschlossen.
Aus Vermietersicht bietet es sich danach an, die Termine zur Einsichtnahme in die Betriebskostenbelege bereits in der Abrechnung auf einen bestimmten Zeitraum zu begrenzen. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Einsichtnahme kontrolliert abläuft und alle Belege noch vorhanden sind; schließlich müssen die Belege regelmäßig auch steuerlich erfasst werden und stehen während dieser Zeit nicht zur Einsichtnahme zur Verfügung. Dazu ist es höchstrichterlich noch nicht geklärt, ob eine wirksame Begrenzung der Belegeinsichtnahmefrist dazu führt, dass der Vermieter die spätere Belegeinsichtnahme verweigern kann.